Comment faire un devis en ligne ?

1. Pourquoi passer au devis en ligne ?

Les avantages d’un devis numérique pour votre entreprise

La création de devis en ligne transforme radicalement votre approche commerciale. Le numérique apporte un bénéfice certain aux entreprises pour 79% des personnes interrogées, avec une meilleure communication avec les clients pour 77% des dirigeants de TPE et PME.

Les bénéfices concrets sont multiples :

• Gain de temps considérable : fini les impressions, envois postaux et attentes interminables
• Réduction des coûts : 46% des entreprises constatent une réduction des coûts grâce à la digitalisation
• Amélioration du taux de conversion : signer un devis numériquement permet un meilleur taux de conversion et réduit drastiquement les délais, limitant le taux d’abandon
• Image professionnelle renforcée : vos clients apprécient la modernité et la simplicité du processus

Rapidité, efficacité, et professionnalisme : des devis sans effort

Avec une solution devis en ligne, vous pouvez créer, personnaliser et envoyer un devis en quelques minutes seulement. Vous pouvez réaliser des devis pour vos clients en un clin d’œil, répondre instantanément à leurs demandes et transformer automatiquement un devis en facture.

2. Étape 1 : Choisir la bonne solution pour créer vos devis en ligne

Comment sélectionner la meilleure plateforme ou outil ?

Le choix de votre outil de devis en ligne doit répondre à plusieurs critères essentiels :

Facilité d’utilisation : Optez pour un logiciel avec une interface intuitive et facile d’utilisation. Vous serez opérationnel en un clin d’œil, sans avoir besoin d’un manuel utilisateur.

Fonctionnalités indispensables :

• Création de devis personnalisés
• Gestion de bibliothèque de produits/services
• Calculs automatiques (TVA, remises, totaux)
• Templates préconçus
• Intégration avec votre comptabilité

Sécurité et conformité : Assurez-vous que la solution respecte le RGPD et offre un hébergement sécurisé, idéalement en France.

Solution clé en main ou intégration à vos logiciels actuels ?

Deux approches s’offrent à vous :

Solution clé en main : Parfaite pour débuter rapidement, elle inclut toutes les fonctionnalités nécessaires sans configuration complexe.

Solution intégrée : Avec l’application CRM, vous pouvez mettre en place un suivi des négociations commerciales et vos clients peuvent même bénéficier d’un espace dédié dans lequel ils pourront retrouver leurs factures, devis et procéder directement au paiement en ligne.

3. Étape 2 : Personnaliser vos devis en ligne selon vos besoins

Les informations indispensables à inclure dans chaque devis

Un devis électronique professionnel doit contenir :

Informations légales obligatoires :

• Vos coordonnées complètes (raison sociale, adresse, SIRET)
• Coordonnées du client
• Date d’émission et durée de validité
• Numéro de devis unique
• Détail des prestations avec quantités et prix unitaires
• Montant total HT et TTC

Éléments de réassurance :

• Conditions générales de vente
• Modalités de paiement
• Délais d’exécution
• Garanties proposées

Ajoutez votre logo, vos conditions générales et vos tarifs personnalisés

La personnalisation devis en ligne renforce votre image de marque. Intégrez systématiquement :

• Votre logo et charte graphique
• Vos couleurs d’entreprise
• Un message personnalisé
• Vos conditions commerciales spécifiques
• Vos certifications et labels qualité

4. Étape 3 : Automatiser et envoyer votre devis en ligne

Gagnez du temps avec l’automatisation : création et envoi en un clic

L’automatisation devis en ligne révolutionne votre productivité. Les outils modernes permettent :

• Création automatique à partir de modèles
• Calculs automatiques des totaux et taxes
• Envoi direct par email depuis la plateforme
• Génération automatique des numéros de devis

Comment personnaliser vos emails pour un impact professionnel

L’envoi de devis en ligne nécessite une attention particulière au message d’accompagnement :

• Objet accrocheur et professionnel
• Message personnalisé mentionnant le nom du client
• Présentation claire de votre offre
• Call-to-action pour faciliter la signature
• Coordonnées de contact pour questions

5. Étape 4 : Assurer la traçabilité et le suivi de vos devis en ligne

Suivez en temps réel les modifications et les signatures électroniques

Le suivi des devis en ligne vous offre une visibilité complète :

• Statut en temps réel (envoyé, lu, signé, refusé)
• Historique des modifications
• Notifications automatiques
• Tableau de bord centralisé

La traçabilité devis numérique garantit une gestion optimale de votre pipeline commercial.

Notifications et rappels automatiques : ne laissez aucun devis sans réponse

Programmez des relances automatiques :

• Première relance après 7 jours
• Rappel avant expiration du devis
• Notifications de lecture et d’ouverture
• Alertes pour les devis en attente

6. Étape 5 : Obtenir la signature électronique et finaliser l’accord

Simplifiez la validation avec la signature électronique sécurisée

La signature électronique devis transforme votre processus de validation. 36% des TPE PME utilisent une solution de signature électronique, avec 34% des TPE et 59% des entreprises de plus de 50 salariés.

Les avantages sont considérables :

• L’usage de la signature électronique raccourcit considérablement le temps nécessaire à la signature d’un devis. La signature peut avoir lieu en quelques clics
• Il est aujourd’hui très simple d’envoyer un devis par voie électronique et de le faire signer par ce même biais. Les logiciels de signature électronique sont généralement conviviaux et accessibles à tous

Comment garantir la valeur légale de votre devis en ligne

La validation devis électronique est parfaitement sécurisée juridiquement. La signature électronique a une valeur légale. Lorsque vos clients optent pour la signature d’un devis en ligne, cela marque la preuve de leur accord. La technologie garantit que le document n’a pas été modifié après la signature.

Garanties légales :

• Selon l’article 1366 du Code civil français, elle a autant de valeur que la signature manuscrite
• Le règlement eIDAS a fourni un cadre légal et pratique harmonisé à l’échelle de l’Union européenne, avec 4 niveaux de sécurité
• En cas de contentieux, la signature électronique constitue une preuve irréfutable. Signer un devis de manière électronique est alors tout à fait légal